October 27-29, 2014 | Palais des Congrès de Montréal | Montréal, Québec

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Modalités

 

1. ENTENTE

Le présent formulaire de réservation constitue votre offre de participation au Congrès, laquelle est assujettie à l’approbation du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne, qui se réserve le droit d’annuler votre réservation sauf si tous vos comptes financiers auprès du Partenariat et de CanWEA sont réglés 30 jours avant la tenue de l’événement.

 

2. SOUS-LOCATION

Les kiosques ne peuvent être sous-loués ni partagés sans l’approbation du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Ils seront attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi et en fonction des catégories de membre. Si les kiosques désirés sont déjà réservés, ils seront remplacés par l’espace disponible le plus près. Le Partenariat se réserve le droit de modifier l’emplacement et la numérotation des kiosques en tout temps.

 

3. PAIEMENT

L’exposant recevra une facture du montant total de sa réservation, dont 25 % doit être déboursé à la réception. Le solde restant doit être payé dans les 10 jours suivant la date de facturation ou le 11 février 2014, si cette date est antérieure à la précédente. Les chèques doivent être payables en argent canadien et libellés à l’ordre du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Si la facture reste en partie IMPAYÉE dans les 10 jours suivant la date de facturation, la réservation sera annulée et aucun paiement déjà effectué ne sera remboursé.

 

4. ANNULATIONS

Si une entreprise exposante soumet par écrit une demande d’annulation pour son kiosque avant le 15 avril 2014, 50 % du prix net de la réservation lui sera remboursé. Aucun remboursement ne sera accordé après cette date.

 

5. RÈGLES D’EXPOSITION

Les règles d’exposition de CanWEA sont conformes aux règles de de l’International Association of Exhibitions and Events (IAEE) en la matière, sauf pour ce qui est des exceptions indiquées ci-dessous.

 

CARACTÉRISTIQUES DES KIOSQUES

Tous les kiosques mesurent 10 pi par 10 pi, sauf les kiosques en îlot indiqués sur le plan du salon. Ils sont munis d’un rideau arrière de 8 pi et de rideaux latéraux de 3 pi, ainsi que d’une affiche d’identification sur une seule ligne. Dans les kiosques alignés, l’équipement peut s’élever à plus de 10 pi, mais l’affiche d’identification de l’entreprise ne peut excéder cette hauteur ni se situer à moins de 10 pi du kiosque d’en face. Afin d’améliorer la visibilité, les présentoirs de tous les kiosques alignés ne doivent pas dépasser 4 pi de hauteur de l’allée à une distance de 5 pi de la paroi arrière. Dans la superficie restante, les présentoirs ne peuvent dépasser les 10 pi dans les kiosques centraux ou les 12 pi dans les kiosques situés au périmètre. La hauteur maximale des kiosques en îlot est de 16 pi, et toute exception doit d’abord être demandée par écrit au Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Il est permis de suspendre une affiche au-dessus des kiosques mesurant 20 pi par 20 pi ou plus. Ces affiches doivent toutefois se trouver à 18 pi du sol et nécessitent l’approbation écrite du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne si elles font plus de 4 pi de profondeur. On ne doit en aucun cas voir l’armature des présentoirs, qui doivent avoir une surface finie. Les caisses, conteneurs, boîtes et tout autre matériel d’empaquetage ne peuvent être entreposés derrière le kiosque. Il est obligatoire d’installer un tapis.

 

Kiosques en îlot double – Pour les kiosques en îlot double, soit deux kiosques sous forme de presqu’île partageant la même paroi arrière, la hauteur maximale du matériel, affichage compris, est de 16 pi, et aucun affichage n’est permis à moins de 10 pi du kiosque d’en face. Tout l’espace de ces kiosques peut être utilisé, jusqu’à la hauteur maximale, aucune restriction de visibilité ne s’appliquant à la paroi arrière.

 

Kiosques en bout d’îlot – Les kiosques en bout d’îlot sont interdits.

 

6. ENTREPRENEURS EXTERNES

Les exposants peuvent faire appel aux services de sous-traitants autres que l’entrepreneur officiel du salon pour l’assemblage et le démontage de leur kiosque s’ils remettent au Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne une copie du formulaire fourni à cet effet dans le guide des services. Cette demande d’autorisation doit comprendre le nom et l’adresse de chaque entrepreneur, un certificat d’assurance, le nom du superviseur et le nombre d’employés. L’exposant assume l’entière responsabilité des actes posés par ses sous-traitants et garantit le Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne contre toute responsabilité relative aux pertes ou aux bris que pourrait subir le Palais des congrès de Montréal.

 

7. DROITS D’ENTRÉE DES EXPOSANTS

La location d’un kiosque standard de 100 pi2 (10 pi par 10 pi) comprend deux (2) laissez-passer non transférables pour le salon. Les exposants occupant un kiosque de plus de 100 pi2 doivent quant à eux consulter le tableau des laissez-passer gratuits pour exposants qui seront remis au personnel des kiosques et à des clients, ce tableau étant publié sur la page d’inscription du site Web de CanWEA. Les laissez-passer du personnel des exposants ne sont pas transférables. D’autres laissez-passer seront également offerts au prix courant. Les exposants ont accès au salon professionnel, à la réception de bienvenue, au dîner et aux pauses pendant toute la durée du congrès. Leur laissez-passer leur permet aussi d’assister À TOUTES LES ACTIVITÉS tenues dans la SALLE D’EXPOSITION et aux SÉANCES PLÉNIÈRES SEULEMENT. Des billets pour le banquet de remise des prix sont offerts en vente à l’inscription. Les employés des kiosques ne portant pas l’insigne approprié peuvent se voir refuser l’accès à la salle d’exposition, à la discrétion du Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne. Les exposants ne sont PAS autorisés à fournir des laissez-passer d’invités au personnel de leur kiosque. Le respect de ces règles incombe à l’entreprise exposante.

8. ENTRÉE EN DEHORS DES HEURES D’OUVERTURE DU SALON

Les exposants pourront entrer dans la salle d’exposition au plus tôt deux heures avant l’ouverture du salon. Ils devront pour ce faire présenter leur insigne d’exposants de CanWEA et prendre des dispositions préalables avec les responsables de la sécurité et la direction du salon.

9. DOMMAGES MATÉRIELS

L’exposant assume la responsabilité de tout dommage causé au plancher, aux murs ou aux colonnes du bâtiment, ainsi qu’au matériel fourni avec le kiosque. Il lui est interdit d’appliquer de la peinture, du vernis, des substances adhésives, des autocollants ou tout autre revêtement sur ces surfaces.

 

10. BOISSON ET ALIMENTS

Toute entreprise exposante qui souhaite servir de la boisson et des aliments dans la salle d’exposition doit faire appel aux services du fournisseur du Palais des congrès de Montréal. Il est interdit de faire affaire avec un autre sous-traitant.

 

11. RÈGLES DE SÉCURITÉ INCENDIE

Aucun liquide inflammable ne doit être entreposé au Palais des congrès de Montréal. Si un exposant souhaite utiliser un produit dégageant soit de la chaleur, soit un gaz ou une substance chimique considérés comme dangereux, il doit d’abord en demander l’autorisation au Service de sécurité incendie de Montréal.

 

12. MAIN-D’ŒUVRE

Les exposants sont tenus de respecter les ententes conclues entre le Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne, les fournisseurs de services indépendants et le Palais des congrès de Montréal. Tous les renseignements au sujet du transport, de l’assemblage et du démontage du matériel au Palais des congrès de Montréal dans le cadre du Congrès annuel et salon professionnel de CanWEA seront inclus dans le guide en ligne sur les services offerts aux exposants.

 

13. SUPPORT AUDIO

Toute démonstration ou tout autre support audio DOIVENT être présentés à un volume normal et n’entraîner aucun inconvénient pour les exposants voisins. L’exposant s’engage à cesser d’utiliser son équipement audio en cas de plainte.

 

14. DÉMONTAGE

Les exposants sont tenus d’attendre la fermeture officielle du salon, le 29 octobre 2014, avant de démonter ou de rempaqueter leur matériel. Tous les kiosques doivent être entièrement opérationnels et compter assez d’employés tout au long de l’événement. L’exposant qui enfreint cette condition peut se voir retirer certains privilèges relatifs à sa participation aux congrès ultérieurs de CanWEA.

 

15. STATUT DE MEMBRE

L’entreprise doit être membre en règle de CanWEA au moment de l’achat pour avoir droit au prix membre. Les frais sont calculés en fonction de la catégorie de membre lors de la réservation. En cas de doute au sujet de votre statut, veuillez écrire à [email protected].

16. CESSION

À l’exception d’une cession en faveur d’un concurrent du client (auquel cas le consentement du client est requis), le Partenariat pour le Congrès canadien sur l’énergie éolienne peut transférer intégralement la présente entente, sans demander l’autorisation de l’autre partie, à une entité à laquelle ladite partie a été fusionnée, ou qui a acquis la totalité ou une majorité des actifs ou des activités de l’unité administrative à laquelle l’entente s’applique, ou encore dans le cadre d’une restructuration organisationnelle, d’une vente d’actions ou de toute autre réorganisation ou refonte de capital.