October 27-29, 2014 | Palais des Congrès de Montréal | Montréal, Québec

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Réservation d’hôtel pour le Congrès

CanWEA a négocié des tarifs préférentiels pour les participants au Congrès 2014.. Pour en bénéficier, vous devez faire votre réservation dès le mois d’avril auprès d’Orchid Event Solutions. Les chambres sont allouées selon le principe du premier arrivé, premier servi, en fonction de la disponibilité. Il est temps de choisir votre hébergement! Cliquez ici pour réserver votre chambre

Vous pouvez aussi imprimer le CanWEA 2014 formulaire de réservation d’hébergement ou le formulaire de réservation de blocs de chambres pour le Congrès 2014 de CanWEA, puis l’envoyer par télécopieur ou par courriel à Orchid Event Solutions.

Télécopieur : 801 355-0250 (ne pas renvoyer par courrier postal)

Adresse :        175 S. West Temple, Suite 30

Salt Lake City (Utah)  84101

CANWEA 2014 Hôtel plan de ville

Cautionnement

Toute réservation doit être garantie par le paiement de la première nuitée (taxes applicables comprises) pour chacune des chambres.

Confirmation

Orchid Event Solutions enverra une confirmation par courriel dans les 24 heures pour les réservations effectuées en ligne ou par téléphone; pour les réservations reçues par télécopieur et courriel postal, la confirmation sera envoyée dans les 72 heures. Communiquez avec Orchid Event Solutions si vous ne recevez pas de confirmation dans ces délais. Vous ne recevrez pas de confirmation de la part de l’hôtel.

Annulation, modification et remboursement

Orchid Event Solutions réclamera des frais de 25 $ par chambre annulée après le 3 octobre 2014. Le paiement de la première nuitée ainsi que les taxes applicables seront entièrement retenus si l’annulation survient dans les 48 heures avant la date d’arrivée. Veuillez vous reporter à votre confirmation pour consulter la politique d’annulation de votre hôtel.

D’ici le 20 octobre 2014, envoyez vos demandes de modification ou d’annulation à Orchid Event Solutions par courriel à [email protected] ou par télécopieur au 801 355-0250. Après cette date, veuillez communiquer directement avec le personnel de l’hôtel.

Questions et demandes spéciales

Si vous avez des questions ou des demandes spéciales, veuillez communiquer avec Orchid Event Solutions au 866 748-9560, du lundi au vendredi, entre 7 h et 18 h, heure normale des Rocheuses, ou envoyez vos demandes d’annulation et de modification ainsi que vos questions par courriel à [email protected]. Nous ne garantissons aucune demande spéciale. Le type de chambre sera assigné par le personnel de l’hôtel à votre arrivée, selon la disponibilité.

Suites d’hôtel

Si vous désirez réserver une suite, veuillez écrire à [email protected]. Un nombre limité de suites est offert à tarif réduit aux participants du Congrès 2014 de CanWEA.

Blocs de groupe

Les groupes peuvent réserver un bloc de 10 chambres ou plus dans un hôtel affilié au Congrès en imprimant le formulaire correspondant et en le télécopiant au 801 355-0250.

Veuillez noter que ce ne sont pas tous les hôtels qui offrent des blocs de groupe, et que les blocs comprennent un nombre de limité de chambres; il est donc possible qu’un hôtel à court de blocs ne soit en mesure d’offrir que des réservations individuelles, auxquelles s’appliqueront les politiques d’annulation habituelles.

La liste définitive des chambres et de chaque occupant doit être présentée d’ici le 28 août 2014, sans quoi la réservation du bloc sera annulée. Des frais de 25 $ par chambre s’appliqueront pour les annulations reçues après le 3 octobre 2014. Un montant correspondant à une nuitée et aux taxes applicables sera perçu si l’annulation survient dans les 24 à 48 heures avant la date d’arrivée (veuillez vous reporter à votre confirmation pour consulter la politique d’annulation de votre hôtel).

Message important sur l’hébergement

Orchid Event Solutions, la seule société d’hébergement officielle de CanWEA, coordonne les réservations de chambres d’hôtel pour le Congrès 2014.

En réservant votre chambre auprès d’Orchid Event Solutions, vous profiterez des avantages suivants :

  • Confirmation immédiate par courriel du nom de l’hôtel;
  • Rabais dans les hôtels officiels du Congrès;
  • Accès Internet gratuit dans la chambre;
  • Service de navette gratuit entre l’hôtel et le Palais des congrès;
  • Protection en cas de surréservation de l’hôtel;
  • Et beaucoup plus!

Quand vous réservez une chambre dans un hôtel qui ne fait PAS partie de notre liste officielle ou que vous ne faites pas votre réservation auprès d’Orchid Event Solutions :

  • CanWEA s’expose à des pénalités pour ne pas avoir réservé le nombre de chambres convenu;
  • CanWEA met à l’épreuve notre capacité à réserver de nouveau dans les grands hôtels de congrès et de profiter de tarifs réduits;
  • CanWEA pourrait ne pas profiter des rabais offerts par le Palais des congrès en fonction du nombre de réservations;
  • CanWEA ne peut pas vous aider si votre réservation demeure introuvable dans le système informatique de l’hôtel;
  • CanWEA ne peut pas vous protéger en cas de surréservation de l’hôtel.

Information sur l’hébergement pour le Congrès 2014 de CanWEA

  • Les chambres à tarif réduit sont offertes en nombre limité et elles s’écouleront rapidement; nous vous encourageons donc à réserver le plus tôt possible.
  • Arrivée tardive : Les dates d’arrivée sont fixes; si vous n’arrivez pas à la date prévue, les autres nuitées de votre séjour seront annulées. Si vous modifiez votre date d’arrivée, vous devez le faire à l’avance pour être certain d’avoir une chambre une fois sur place.
  • Veuillez prendre connaissance de la politique d’annulation de chaque hôtel avant d’effectuer une réservation. La politique d’annulation s’appliquera dès que la réservation aura été effectuée, sauf pour les blocs de groupe des exposants.
  • Les préférences concernant les types de lit et les chambres pour fumeurs ou non-fumeurs sont considérées comme des demandes spéciales. Bien qu’on ne puisse garantir qu’elles seront respectées, les hôtels feront tout en leur possible pour y satisfaire.
  • Le tarif des chambres est fixé en dollars canadiens en fonction d’une occupation simple ou double, et ne comprend pas les taxes.
  • À titre informatif, CanWEA fournit aux participants des renseignements sur les services offerts par les hôtels; elle ne peut cependant être tenue responsable des changements qu’apportent les hôtels à ces services. Si vous souhaitez vérifier les services offerts et les frais applicables, veuillez communiquer directement avec l’hôtel concerné.